Chez ELEMENT RH, la protection de votre vie privée et de vos renseignements personnels est notre priorité. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous nous engageons à garantir la confidentialité, la sécurité et l’intégrité de vos données.

Nous avons mis en place des mesures strictes pour respecter nos obligations légales et protéger vos droits, en veillant à ce que vos informations soient traitées de manière sécurisée, confidentielle et transparente. La politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels ci-dessous décrit de quelles manières nous collectons, utilisons et protégeons vos renseignements personnels au sein de notre organisation, ainsi que les circonstances dans lesquelles nous pouvons les transmettre à des tiers. 

Element RH s’engage à ne pas recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels autrement qu’en conformité avec la présente politique.

 

Consentement 

En soumettant volontairement vos informations à Element RH, vous acceptez les termes de la présente politique et consentez à la collecte et à l’utilisation de vos données, telles que décrites par celle-ci.

Lorsque vous nous soumettez volontairement vos informations personnelles (par courriel, sur nos réseaux sociaux, notre site web, ou sur toute autre plateforme de recrutement), nous considérons que ce geste reflète clairement votre intention de faire affaire avec nous et que vous consentez :

      • Aux modalités et aux conditions de la présente politique.
      • À l’utilisation de vos données personnelles conformément à celle-ci.

Vous acceptez également qu’Element RH utilise votre adresse courriel et votre numéro de téléphone pour vous contacter au sujet de l’évolution de votre dossier candidat ou des opportunités d’emploi qui vous correspondent.

Vos informations personnelles seront uniquement utilisées pour le service que vous avez demandé, et nous vous demanderons toujours votre consentement avant de les utiliser à d’autres fins.

Si vous refusez les termes de cette politique, vous avez le choix de ne pas faire affaire avec nous. Vous avez toujours le choix de refuser de partager vos informations personnelles ou de retirer un consentement préalablement accordé. Les données que nous recueillons étant essentielles à nos fonctions, vous comprenez qu’Element RH ne peut vous offrir ses services si vous refusez de les partager avec nous.

 

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels par les moyens suivants :

      • Lorsque vous téléversez votre CV sur le site internet d’Element RH.
      • Lorsque vous postulez à un poste que nous affichons sur l’une des plateformes de recrutement suivantes :
        • La section emploi du site internet Element RH
        • La page Facebook Element RH
        • LinkedIn
        • Jobillico
        • Emploi Québec
        • Indeed
        • Google Emploi
        • Zip Recruiter
        • Neuvo
        • Jooble
        • Canada Job
        • Job is Job
      • Lorsque vous communiquez avec nous et partagez vos informations par courriel.
      • Lorsque vous participez à une évaluation psychométrique.
      • Lorsque vous participez à un exercice d’évaluation de vos compétences.
      • Lorsque vous passez un entretien avec un membre de notre équipe :
        • Ce dernier consigne les informations que vous lui fournissez au sujet de votre parcours professionnel et scolaire à votre dossier candidat.
        • Les informations non pertinentes au processus de recrutement (votre situation familiale, par exemple) ne sont pas consignées par les membres de notre équipe.
      • Auprès des références professionnelles que vous nous fournissez, dans le but de réviser et de confirmer les éléments inscrits à votre dossier candidat.
      • Par l’intermédiaire d’un employeur ayant recours à nos services :
        • Si un client doit nous transmettre des informations personnelles au sujet de ses employés, il est de sa responsabilité d’obtenir l’accord des personnes concernées avant de nous transmettre l’information de quiconque sous sa direction.

Le volume de demandes et de candidatures reçu chaque jour par Element RH limite notre capacité à recueillir en personne les informations personnelles en lien avec une ouverture de dossier. Nous choisissons de limiter la collecte à des moyens technologiques sécurisés.

 

Quels renseignements recueillons-nous? 

Nous collectons uniquement les renseignements qui nous sont volontairement soumis et utilisons seulement ceux qui sont nécessaires à l’accomplissement de nos services. Cela peut inclure, sans s’y limiter :

      • Nom et prénom
      • Adresse courriel
      • Numéro de téléphone
      • Adresse personnelle
      • Les informations relatives à votre formation et votre historique d’emploi (expériences, diplômes, compétences, etc.)
      • Lettre de motivation et tout autre document soumis dans le cadre d’une candidature
      • Toutes informations acquises, avec votre consentement, durant un processus d’embauche (au cours d’une entrevue avec vous ou une personne-ressource nommée par vous afin de recueillir des références professionnelles, par exemple)
      • Le cas échéant, les résultats de tests de personnalités et/ou d’évaluations psychométriques

Selon le contexte de votre partenariat avec Element RH, il se peut que des informations supplémentaires vous soient demandées. Si vous faites affaire avec nous, nous considérons que vous acceptez de revoir des formulaires et autres requêtes en ce sens.

 

Important

Pour protéger votre vie privée, nous vous invitons à ne transmettre à notre équipe, que les informations nécessaires mentionnées dans cette politique.

Vos documents, comme votre CV et votre lettre de présentation, sont conservés tels que vous nous les soumettez, sans aucune modification. Les informations non essentielles à nos services (par exemple, votre date de naissance, numéro d’assurance sociale ou photo) seront protégées avec le même niveau de sécurité que les informations essentielles de votre CV.

Si vous incluez des informations non essentielles dans votre CV, elles pourraient être partagées avec nos partenaires tiers, car elles font partie du même document que vos informations essentielles.

 

À quoi nous servent vos renseignements personnels ?

Element RH utilise uniquement celles nécessaires à ses activités. Vos données ne sont jamais utilisées pour d’autres raisons que celles pour lesquelles vous avez donné votre consentement. Element RH peut utiliser vos renseignements personnels pour :

      • Vous offrir nos services de recrutement et/ou de placement en emploi:
        • Évaluer votre candidature et vos qualifications.
        • Ouvrir un dossier à votre nom dans notre base de données et traiter votre demande de service.
        • Tenir notre banque de candidats à jour.
        • Chercher des candidats potentiels pour des postes chez nos clients.
        • Vérifier vos antécédents judiciaires dans le contexte d’un processus d’embauche, si nécessaire.
      • Rester en contact avec vous et vous fournir un service personnalisé.
      • Offrir des recommandations en matière d’emploi, de recrutement et de développement professionnel.
      • La gestion des ressources humaines d’une entreprise cliente dont vous êtes l’employé.
      • Communiquer avec vous pour vous faire parvenir du matériel publicitaire ou de l’information supplémentaire sur nos produits.

 

Qui a accès à vos données ?

L’accès à vos données personnelles est limité, et restreint au minimum nécessaire. Ont uniquement accès à vos données personnelles contenues dans votre dossier candidat:

      • Nos employés responsables de vous fournir le service pour lequel vous nous avez contactés
        • Seuls les employés ayant besoin de connaitre vos informations personnelles dans la pratique de leur fonction y ont accès. Cet accès est limité à ce qui est nécessaire pour accomplir leurs tâches.
        • En tout temps, l’accès et la circulation de vos données personnelles sont limités. Seules les personnes à qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions y ont accès.

Element RH partage-t-il des renseignements à mon sujet avec des tiers ?

Si vous postulez à un poste pour lequel nous avons un mandat de recrutement ou si vous transmettez une candidature spontanée, l’utilisation de vos renseignements personnels se limite à l’équipe d’Element RH. Dans cette situation, nous ne transmettrons jamais vos données à notre client, sans vous avoir rencontré et avoir obtenu votre accord préalable. Nous vous présenterons toujours l’opportunité d’emploi afin de vérifier votre intérêt et d’obtenir votre accord avant de partager vos informations avec une entreprise partenaire.

Il est possible que nous ayons à transmettre vos renseignements personnels à des organisations partenaires dans le cadre de nos activités. Par exemple, si vous postulez un poste en affichage*, votre candidature sera directement transmise à notre client, sans faire l’objet d’une ouverture de dossier. Nous partageons vos données avec des partenaires de recrutement uniquement pour les postes auxquels vous avez postulé.

*Poste en affichage : Un employeur peut choisir d’afficher un poste sur nos réseaux à des fins de visibilité, sans que nous n’ayons la charge du processus de recrutement. Les candidats sont toujours avisés, par courriel, que leur candidature est bien reçue et transférés à notre client. Dans ce cas, le transfert de vos données personnelles est essentiel au service auquel vous consentez puisqu’elles sont nécessaires à notre client pour qu’il puisse évaluer votre candidature. Les CV sont transmis avec un mot de passe.  

Nous nous réservons le droit de communiquer vos renseignements personnels dans les cas requis par la Loi, dans le cadre d’actes judiciaires, en réponse à la demande d’autorités chargées de l’application de la Loi et, au besoin, pour protéger les biens, les intérêts et les droits de Element RH.

Vos données ne seront jamais communiquées à l’extérieur du Québec, sauf si vous présentez votre candidature pour un emploi à l’extérieur de la province.

 

Comment les renseignements personnels sont-ils conservés et protégés ?

En tant qu’entreprise québécoise, Element RH s’assure de conserver les renseignements personnels de ses clients au Québec. Lorsque vous nous envoyez vos renseignements personnels, ils sont automatiquement redirigés et conservés sur la plateforme sécurisée Nextal.

En utilisant la plateforme Nextal, nous nous assurons que toutes les données collectées sont traitées et conservées au Québec, conformément aux lois provinciales en vigueur. De plus, Nextal met en œuvre des mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, des pare-feu avancés et des protocoles d’authentification stricts, pour garantir que les informations de nos clients sont sécurisées et protégées contre tout accès non autorisé. Cette approche garantit que vos informations sont gérées selon les normes les plus strictes en matière de confidentialité et de protection des données.

Nous avons également adopté des mesures de sécurité techniques, administratives et physiques pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, divulgation, reproduction, modification ou destruction: 

      • Nos bureaux sont sécurisés et nos employés sont régulièrement sensibilisés à la sensibilité de vos données et l’importance de les traiter avec précautions.
      • Tous les documents physiques et numériques figurant des informations personnelles sont détruits du moment où ils ne sont plus utiles.
      • Contrôles d’accès, afin de minimiser les risques d’utilisation inadéquate et d’incidents de confidentialités.
        • Seuls les employés d’Element RH ont accès à l’ATS.
        • Chaque employé possède un compte dont l’accès aux renseignements personnels est limité au niveau d’autorisation nécessaire à ses fonctions.
        • Double authentification lors de la connexion du personnel sur l’ATS.
      • Création de dossiers de préqualification qui ne contiennent pas d’adresse, de numéro de téléphone ou d’adresse courriel, pour protéger les informations du candidat durant les premières étapes de recrutement.   
      • Création d’un registre d’incident et des bris de confidentialité, afin d’analyser et d’améliorer les processus.

Nous exigeons que chaque employé, mandataire ou représentant de Element RH respecte la présente politique.

Pendant combien de temps sont-ils conservés ?

Nous ne conservons vos renseignements personnels que tant qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire pour les fins énoncées dans la présente politique ou tant que la Loi l’exige.  Nous effectuons régulièrement des mises à jour pour nous assurer que l’information conservée est pertinente, exacte et à jour.

Gestion des incidents et notification en cas de fuite de données

La commission d’accès à l’information du Québec définit un incident de confidentialité comme :

      • Tout accès à un renseignement personnel non autorisé par la Loi;
        • Un membre du personnel qui consulte un renseignement personnel sans autorisation.
      • Toute utilisation ou toute communication non autorisées d’un renseignement personnel;
        • Un membre du personnel communique des renseignements personnels au mauvais destinataire.
      • La perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à sa protection.
        • L’entreprise est victime d’une cyberattaque.

En cas d’incident de confidentialité impliquant les données que nous détenons, nous appliquons un processus de gestion rigoureux, incluant :

        1. Évaluation de l’Impact de l’incident sur la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles.
        2. Mesures immédiates pour contenir et atténuer l’incident.
        3. Notification des autorités compétentes dans les meilleurs délais, conformément aux lois et réglementations applicables.
        4. Documentation et évaluation immédiate de tout incident dans un registre interne.
        5. Mise en place des mesures correctives pour limiter les dommages et prévenir la récurrence de tels incidents.

Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous nous engageons à :

      • Notifier les personnes concernées sans délai.
      • Informer la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI), conformément aux exigences légales. 
      • Mettre en place un plan de mitigation pour réduire l’impact et prévenir de futurs incidents.

 

Comment puis-je accéder à mes renseignements personnels ou les modifier, retirer mon consentement ou présenter une demande d’information ou une plainte concernant la présente politique ou les pratiques de Element RH en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels?

La confidentialité des renseignements personnels découle du droit à la vie privée. Chaque citoyen est donc en droit d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements personnels. Il est important de comprendre que vous avez des droits lorsqu’il est question de la protection de vos renseignements personnelle et, qu’en tout temps, vous pouvez faire respecter ses droits fondamentaux en lien avec vos renseignements personnels. Cela inclut :

      • Le droit d’accéder et de corriger vos renseignements personnels :
        • Vous avez le droit de consulter et de rectifier les informations que nous détenons à votre sujet.
      • Le droit à la désindexation (droit à l’oubli) :
        • Vous avez le droit de retirer votre consentement concernant l’usage, le partage ou la conservation de vos renseignements personnels.

 

Element RH s’assure que les renseignements personnels recueillis sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont employés. Vous êtes en droit de demander d’avoir accès aux renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet et de les corriger au besoin.

Vous pouvez faire parvenir une telle demande ou toute question ou plainte concernant la présente politique ou les pratiques de Element RH en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels par écrit à notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel au recrutement@elementrh.ca

Retirer l’accès de vos données personnelles à Element RH, limite fortement nos activités et les services que nous sommes en mesure de vous servir. De ce fait, lorsque vous demandez l’effacement de vos données, Element RH considère que vous ne désirez plus être son client.

 

Qu’est-ce qu’un témoin (« cookie ») et comment les témoins sont-ils utilisés sur le site Web de Element RH ?

Les témoins sont de petits fichiers de données qui sont transmis au disque dur de votre ordinateur par un site Web. Ils enregistrent vos préférences de sorte que vos visites suivantes sur le site Web se déroulent plus efficacement. Les témoins peuvent enregistrer divers renseignements, dont le nombre de vos passages dans un site Web, l’historique de vos achats, vos renseignements d’inscription et le nombre de vos visites dans une page ou un autre élément du site Web. L’utilisation de témoins est pratique courante dans la plupart des sites Web importants en vue d’améliorer le service à la clientèle. La plupart des navigateurs sont conçus de façon à accepter les témoins, mais peuvent facilement être modifiés pour les bloquer; les fichiers d’aide de votre navigateur contiennent des renseignements sur le blocage des témoins, la détection de témoins qui vous sont transmis et leur désactivation. Il importe toutefois que vous sachiez que, sans témoins, vous n’aurez pas accès à certaines des fonctions d’un site Web et ne pourrez donc pas en profiter pleinement. Nous pouvons employer des témoins pour connaître vos préférences et suivre vos activités sur le site Web.

 

Comment puis-je exercer mes choix quant à la réception d’information publicitaire ?

Nous vous invitons à communiquer avec nous pour nous faire part de vos choix ou si vous ne désirez plus recevoir du matériel publicitaire de notre part.

 

 

Cette politique sera régulièrement mise à jour afin de se conformer aux changements législatifs et organisationnels. Les modifications seront faites directement sur cette page de notre site internet. Il vous incombe d’examiner régulièrement la présente politique et les changements qui y seront apportés.

Date d’entrée en vigueur : 3 décembre 2020
Dernière modification : 10 février 2025